いきいき職場づくりでワーク・ライフ・バランス実現!静岡県わくわく働くナビ!

いきいき職場づくり推進

静岡県では、いきいき職場づくりを実現するため、企業見学レポートや、
ワーク・ライフ・バランス推進企業モデル化事業を実施しました。

推進企業モデル化事業 29年度モデル企業レポート「ワークライフバランス・プロジェクトを通じて業務の効率化達成」

概要

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セキスイファミエス東海株式会社は、静岡県浜松市を本社とする社員数113人の住宅のメンテナンス、リフォームを専門とする企業です。

今回は、業務の効率化を課題として、西部営業部の社員を中心とした「ワークライフバランス・プロジェクト」を結成し、業務改善を行いました。

<会社概要>  
・名称 セキスイファミエス東海株式会社
・所在地 静岡県浜松市東区薬師町498 従業員数113人

1アンケートを実施し、社員の声を聞きました

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業務の効率化を行うためには、社員からの現場の声を聞く必要がありました。そこで、全社員を対象に同社の現行のワーク・ライフ・バランス体制に関するアンケートを実施し、社員が同社のワーク・ライフ・バランスの現状に対しどのように感じているかを聞取りました。
 聞取り項目は、以下の7項目です。
①業務の効率化
②人材確保
③休暇取得促進
④出産・育児支援
⑤介護支援
⑥自己啓発
⑦残業削減
アンケートの結果、①業務の効率化に関して課題を感じている社員の数が最も多いことがわかりました。

2プロジェクトチーム発足!業務課題の洗い出しを行いました

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アンケート結果を踏まえ、同社における業務の効率化を推進すべく、西部営業部社員を中心として「ワークライフバランス・プロジェクト」を設立しました。そこで、業務の効率化のための課題の洗出しを行った結果、以下の課題を見つけることができました。

○電話対応について
 電話対応は特定の社員が行っていました。電話対応を行う場合、対応だけでなく担当者への取次ぎなどの業務を行う必要があります。そのため、担当社員にこのような業務負担が偏っていました。

○書類・メールについて
 社内の報告用書類のメールやFAXなどが多く、その準備や確認の時間がかかり過ぎました。
 
○会議について
 社員の多くが社内で行われる会議の数が多いと感じており、会議の資料作成等の業務に対する負担が過重であると感じていました。(参加者の時間的負担も多い)

3業務の効率化推進!働き方改革を全社展開へ

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プロジェクトチームから提出された課題を基に業務改善を行いました。その結果、以下の成果が得られました。

○電話対応を全員で対応。業務の偏在解消
 電話対応を管理職自らが行うことにより、全員が対応するようになりました。これにより、特定の社員に電話対応の業務負担が偏らなくなりました。

○書類は共有フォルダへ。ペーパーレス化を実現・メール数削減
社内の報告書類をFAXやメールから、共有フォルダに提出する方法に変更しました。これにより、返信用(返信だけでなく先に送付する)メールを作成する必要がなくなりました。
また、全社メールをしていた要件を社内メールの掲示板に掲載することにより、メール数の大幅な減少に繋がりました。これにより、発信者も受信者も手間が省けました。


○会議の回数を減らし、業務負担を減少へ
 以前まで全社会議を毎月定例で行っていましたが、これを2ヶ月に一度行うこととし、会議減少の代替措置として、必要に応じて部署毎の会議を行うこととしました。これによって、会議に関する作業量が(参加するための移動時間などの行動量も)減少しました。
 今後は、今回のプロジェクト・チームを引継ぎ、全社員から選出されたプロジェクト・チームによって、全社的な働き方改革を推進します。

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